EDI (Electronic Data Interchange)

Definisi

EDI (Electronic Data Interchange) adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Dengan adanya EDI sebagai salah satu teknologi informasi, proses transaksi yang dilakukan kedua belah pihak akan semakin cepat, disamping itu formulir yang digunakan untuk transaksi semakin berkurang. Misalnya untuk transaksi jual beli, maka pembuatan formulir pesanan pembelian, faktur/invoice, dokumen pengiriman, berita pembayaran dan sebagainya dapat ditiadakan.

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik. (Slamet Riyadi, 2010).

Tujuan

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Komponen dasar EDI

1. Hub (pihak yang memberikan perintah)
2. Spoke (pihak yang menerima perintah)
3. Komputer (sebagai perangkat keras elektronik)
4. Perangkat lunak elektronik

Software OS-EDI

1. Bayan Commerce
2. IDX-IDEA
3. NextGen-EDI
4. RAXINC, dll.

Kelebihan EDI

1. Revenue Stream yang baru
2. Meningkatkan market (exposure)
3. Menurunkan biaya operational (operational cost)
4. Memperpendek waktu otomatis
5. Mengurangi informasi data yang mengembang
6. Meningkatkan supplier management
7. Melebarkan jangkawan (global reach)
8. Meningkatkan customer loyality (customer service)
9. Meningkatkan value chain

Perkembangan EDI di Indonesia

Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama. Dengan EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik didalam internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder. Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI  :

1. Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
2. Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
3. Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
4. Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
5. Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa jauh organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.

Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam proses bisnisnya                :

1. Supply Chain Management     : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
2. Transportasi     : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs), freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
3. Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
4. Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.

EDI dapat diimplementasikan apabila ada suatu komuniti dimana didalamnya ada pihak yang disebut hub dan spoke. Hub adalah pihak-pihak yang mewajibkan mitra kerjanya yaitu yang disebut spoke untuk menggunakan EDI. Selain itu, organisasi yang akan menerapkan EDI juga harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Standar tersebut mencakup aspek software dan hardware yang akan digunakan serta format data elektronik. Standar internasional EDI yang berlaku saat ini ialah  :

1. Automotive Industry Action Group (AIAG)
2. X.12, yang merupakan standar yang berlaku di U.S.dan Canada
3. EDI for Administration, Commerce, and Trade (EDIFACT), yang merupakan standar yang berlaku diEropa.